Ini Fungsi Dan Job Pekerjaan Admin Procurement

Di setiap perusahaan, baik skala kecil maupun besar, pengadaan barang dan jasa merupakan jantung operasional yang vital. Tanpa pasokan yang tepat waktu dan berkualitas, roda bisnis bisa macet. Di sinilah peran seorang Admin Procurement menjadi sangat krusial. Mereka adalah pahlawan di balik layar yang memastikan semua kebutuhan perusahaan terpenuhi dengan efisien dan efektif.

Mungkin Anda bertanya-tanya, apa sebenarnya yang dilakukan oleh seorang Admin Procurement? Apakah pekerjaan ini hanya sekadar input data? Jawabannya jauh dari itu. Admin Procurement memiliki tanggung jawab yang kompleks dan strategis, mulai dari mencari vendor terbaik hingga memastikan kelancaran pembayaran.

Apa Itu Admin Procurement?

Admin Procurement adalah posisi administratif yang mendukung fungsi pengadaan atau pembelian di suatu perusahaan. Mereka bertugas membantu tim procurement dalam mengelola proses pembelian, mulai dari tahap awal identifikasi kebutuhan hingga penyelesaian pesanan. Posisi ini membutuhkan ketelitian tinggi, kemampuan organisasi yang baik, dan pemahaman dasar tentang proses bisnis.

Jobdesk Admin Procurement: Lebih dari Sekadar Administrasi

Meskipun menyandang nama “admin,” jobdesk seorang Admin Procurement tidak bisa dianggap remeh. Berikut adalah beberapa tanggung jawab utama yang biasanya diemban:

1. Mengelola Permintaan Pembelian (Purchase Requisition – PR)

• Menerima dan memverifikasi PR
  Memastikan semua detail permintaan pembelian sudah lengkap dan sesuai dengan standar perusahaan.
• Mencatat dan melacak PR
  Menginput data PR ke dalam sistem dan memantau statusnya hingga disetujui.

2. Mencari dan Mengelola Informasi Vendor

• Melakukan riset vendor
  Mencari pemasok potensial yang sesuai dengan kebutuhan dan standar kualitas perusahaan.
• Mengumpulkan data vendor
  Menyimpan dan memperbarui informasi vendor seperti harga, kontak, dan riwayat transaksi.
• Membantu proses kualifikasi vendor
• Mendukung tim dalam mengevaluasi dan memilih vendor terbaik.

3. Mengelola Dokumen Pengadaan

• Menyiapkan dan mendistribusikan dokumen
  Membuat surat penawaran (RFQ/RFP), purchase order (PO), kontrak, dan dokumen lain yang terkait.
• Mengarsipkan dokumen
  Memastikan semua dokumen pengadaan tersimpan rapi dan mudah diakses, baik secara fisik maupun digital.
• Memastikan kepatuhan
  Memeriksa bahwa semua dokumen sesuai dengan kebijakan internal perusahaan dan peraturan yang berlaku.

4. Memproses Purchase Order (PO)

• Membuat PO
  Mengkonversi PR yang disetujui menjadi PO yang akan dikirimkan ke vendor.
• Mengirimkan PO ke vendor
  Memastikan PO diterima oleh vendor dan dikonfirmasi.
• Melacak status PO
  Memantau proses pengiriman barang atau jasa dari vendor hingga diterima oleh perusahaan.

5. Membangun dan Menjaga Hubungan Baik

• Berkomunikasi dengan vendor
  Menjadi jembatan komunikasi antara perusahaan dan vendor terkait pesanan, jadwal pengiriman, atau masalah lainnya.
• Berkoordinasi dengan departemen internal
  Bekerja sama dengan departemen lain (misalnya keuangan, logistik, atau departemen yang membutuhkan barang/jasa) untuk memastikan kelancaran proses.

6. Membantu Proses Pembayaran

• Memverifikasi faktur
  Memastikan faktur dari vendor sesuai dengan PO dan barang/jasa yang diterima.
• Menyusun dokumen pembayaran
  Menyiapkan dokumen yang diperlukan untuk proses pembayaran ke vendor.
• Berkoordinasi dengan departemen keuangan
  Memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu.

7. Pelaporan dan Analisis

• Menyusun laporan
  Membuat laporan berkala tentang aktivitas pengadaan, pengeluaran, atau performa vendor.
• Membantu analisis data
  Mendukung tim procurement dalam menganalisis data untuk menemukan peluang penghematan atau peningkatan efisiensi.

Skill Wajib Admin Procurement

Untuk sukses dalam peran ini, seorang Admin Procurement harus memiliki beberapa skill kunci:

• Teliti dan Detail-Oriented
  Karena berurusan dengan banyak dokumen dan angka.
• Kemampuan Organisasi
  Mampu mengelola berbagai tugas dan prioritas secara efektif.
• Komunikasi Efektif
  Baik lisan maupun tulisan, untuk berinteraksi dengan vendor dan departemen internal.
• Kemampuan Menggunakan Software
  Mahir menggunakan Microsoft Office (Excel, Word) dan familiar dengan sistem ERP (Enterprise Resource Planning) atau software procurement lainnya.
• Problem-Solving
  Mampu mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah yang mungkin timbul dalam proses pengadaan.
• Integritas dan Etika
  Menjaga kerahasiaan informasi dan bertindak profesional.

Prospek Karir Admin Procurement

Posisi Admin Procurement seringkali menjadi pintu gerbang yang baik untuk masuk ke dunia pengadaan. Dengan pengalaman dan pengembangan skill yang tepat, seorang Admin Procurement dapat naik ke posisi yang lebih tinggi seperti:

• Purchasing Staff/Officer
• Procurement Specialist
• Procurement Supervisor/Manager